profor dynamic items – KI-gestütztes 3-Way-Matching in DocuWare

Was ist profor dynamic items?

profor dynamic items ist ein Zusatzmodul für DocuWare, das den Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang automatisiert – bekannt als 3-Way-Matching.
Das Modul nutzt künstliche Intelligenz, um Rechnungspositionen intelligent zu erkennen, zu interpretieren und mit den zugehörigen Bestell- und Wareneingangsdaten abzugleichen.

Ziel ist es, den manuellen Prüfaufwand drastisch zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität und Geschwindigkeit der Rechnungsprüfung zu erhöhen.

Welches Problem löst profor dynamic items?

In vielen Unternehmen ist das 3-Way-Matching einer der aufwendigsten Schritte im Rechnungseingang:

• Rechnungspositionen stimmen nicht exakt mit Bestellungen überein

• Artikeltexte unterscheiden sich

• Teilmengen, Teillieferungen oder Preisabweichungen

• Manuelle Prüfung jeder einzelnen Position

Klassische regelbasierte Systeme stoßen hier schnell an ihre Grenzen.

profor dynamic items geht einen Schritt weiter – mit KI.

Wie funktioniert KI-gestütztes 3-Way-Matching?

Intelligente Positions­erkennung

Das Modul analysiert Rechnungen auf Positionsebene und erkennt:

• Artikelbezeichnungen

• Mengen

• Preise

• Einheiten

• Positionszusammenhänge

Dabei ist es unerheblich, ob Positionen strukturiert oder unstrukturiert vorliegen.

Semantischer Abgleich statt starrer Regeln

Im Gegensatz zu klassischen Matching-Mechanismen arbeitet profor dynamic items nicht nur mit exakten Übereinstimmungen, sondern bewertet Inhalte kontextuell:

• Unterschiedliche Artikeltexte werden semantisch erkannt

• Abweichende Reihenfolgen oder Formate werden berücksichtigt

• Teilrechnungen und Sammelrechnungen werden korrekt zugeordnet

Die KI bewertet, welche Positionen fachlich zusammengehören – nicht nur, ob Texte identisch sind.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Basierend auf definierten Toleranzen und Bewertungsergebnissen kann das System:

• Rechnungen automatisch freigeben

• Prüfungen anstoßen

• Abweichungen kennzeichnen

• Workflows gezielt steuern

Nur relevante Ausnahmefälle landen beim Anwender.

Integration in DocuWare Workflows

profor dynamic items ist vollständig in DocuWare integriert und arbeitet Hand in Hand mit:

• Dokumentenerfassung

• Indexierung

• Workflows

• Freigabeprozessen

Das Modul liefert strukturierte Positionsdaten, die direkt in DocuWare Workflows weiterverarbeitet werden können.

Typische Einsatzszenarien

• Automatisierte Prüfung von Eingangsrechnungen

• Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen

• Reduktion manueller Positionsprüfungen

• Verarbeitung großer Rechnungsvolumina

Besonders geeignet für Unternehmen mit vielen positionsbasierten Rechnungen.

Vorteile von profor dynamic items

Für Anwender

• Deutlich weniger manuelle Prüfungen

• Fokus auf Ausnahmefälle statt Routine

• Schnellere Bearbeitung von Rechnungen

• Weniger Fehler durch manuelle Vergleiche

Für Unternehmen

• Höherer Automatisierungsgrad im Rechnungseingang

• Kürzere Durchlaufzeiten

• Bessere Skalierbarkeit bei steigendem Belegvolumen

• Transparente, nachvollziehbare Prüfprozesse

Abgrenzung: Klassisches Matching vs. KI-Matching

Voraussetzungen und Einordnung

• Nutzung von DocuWare

• Einsatz in Verbindung mit digitalen Rechnungsprozessen

• Optional kombiniert mit ERP-Systemen (z. B. Business Central)

Das Modul ist prozess- und branchenübergreifend einsetzbar.

Fazit

profor dynamic items hebt das 3-Way-Matching auf ein neues Niveau.
Durch den Einsatz von KI werden Rechnungsprüfung und Freigabeprozesse:

• schneller

• intelligenter

• skalierbarer

Statt Zeit mit manuellen Positionsvergleichen zu verbringen, konzentrieren sich Anwender auf das, was wirklich zählt: Entscheidungen und Ausnahmen.