Vorgehensweise zur Konfiguration eines Import als Einkaufsrechnung in einem Neusystem

Geändert am Mi, 23 Okt, 2024 um 2:06 NACHMITTAGS

Bei der initialen Konfiguration eines Datenimports in einem neuen System sind folgende Schritte (teilweise einmalig) erforderlich:

1. Setup Assistent ausführen

2. Einkaufskopf Mapping konfigurieren

3. Einkaufszeilen Mapping konfigurieren

4. Zeilenart Mapping konfigurieren

5. Mapping anlegen

Tipp vorab:
Besprechen Sie im Vorfeld mit dem Kunden die erforderlichen Felder und lassen sich die Zeilenspalten einer Einkaufsrechnung zeigen. Legen Sie in DocuWare eine (halbwegs) identische Tabelle an.

Detaillierte Beschreibung der Punkte

Falls noch nicht getan: Den Setup Assistenten ausführen und mit dem DocuWare System verbinden, oder über die Setup-Page die Daten zum DocuWare eingeben und die Konfiguration von DocuWare synchronisieren

Einkaufskopf Mapping vornehmen
Im Einkaufskopf Mapping werden die BC-Datenfelder spezifiziert, in die die Daten später übertragen werden sollen.

Im Einkaufskopf Mapping können über "Neu" oder "Liste bearbeiten" die gewünschten Felder hinzugefügt werden.

"Business Central Feld validieren?" bedeutet, dass nach einem Import der Wert durch BC validiert wird. Dies ist dann erforderlich, wenn andere Felder von BC davon abhängig sind, bzw. nach einer Eingabe erst geladen werden.

Vorschlag für BC-Datenfelder für einen Import:

BC Datenfeld	Beschreibung/Hinweis	Validierung erforderlich	Verwendung für Import	Verwendung für Export
Eink. von Kred.-Nr.	In dieses Feld muss die Kreditorennummer übertragen werden	Ja	Ja	Nein
Belegdatum		Nein	Ja	Nein
Kred.-Rechnungsnr.	In dieses Feld wird die Belegnummer der Rechnung eingetragen	Nein	Ja	Nein

Bereits mit diesen drei Datenfeldern lässt sich der Kopf einer Einkaufsrechnung befüllen und somit der Beleg anlegen.

Hinweise:
Die Felder "DocuWare Link" und "DW Dok. Nr." auf dem Screenshot sind nicht zwingend erforderlich.
Das Feld "Nr." ist die Belegnummer und wird für einen Import nicht benötigt, da diese automatisch durch den BC-spezifischen Nummernkreis generiert wird.

Einkaufszeilen Mapping vornehmen
Wenn neben den Kopfdaten auch Zeilendaten, also Daten zur Rechnungspositionen aus einer DocuWare Tabelle übertragen werden sollen, muss das Einkaufszeilen Mapping einmalig konfiguriert werden.

Im Einkaufszeilen Mapping können über "Neu" oder "Liste bearbeiten" die gewünschten Felder hinzugefügt werden.

Folgende Felder als Vorschlag:

BC Datenfeld	Beschreibung/Hinweis	Validierung erforderlich	Verwendung für Import	Verwendung für Export
Art	Dieses Feld spezifiziert die Art der Zeile (siehe unten)	Ja	Ja	Nein
Nr.	Das ist je nach Art die Nummer des Sachkontos oder des Artikels oder der Ressource etc.	Ja	Ja	Nein
Beschreibung	Das Feld kann optional aus DW befüllt werden, muss man aber nicht. Wenn es nicht gemappt wird, dann zieht sich BC anhand der Nr. die Beschreibung selbst.	Nein	Ja	Nein
Menge		Ja	Ja	Nein
EK-Preis	Optional, falls in den BC eigenen Stammdaten ein Preis z.B. bei den Artikeln hinterlegt ist, muss dieses Feld nicht zwingend gemappt werden	Ja	Ja	Nein

Welche Arten von Zeilen gibt es?
- keine Angabe
- Sachkonto
- Artikel
- Ressource
- Anlage
- Charge (Item)

Hinweise zur Art:
Bei der "Art" handelt es sich in BC um ein sogenanntes Option-Field d.h. es arbeitet primär mit Nummern:

Möchte man also eine Zeile für die Erfassung eines Artikels anlegen, so müsste der Wert "2" in DocuWare stehen und in das Feld "Art" übertragen werden.

Da Anwender oft diese Nummern nicht auswendig kennen, bieten wir in der Schnittstelle das "Zeilenart Mapping" an. Siehe nächster Punkt.

Zeilenart Mapping einrichten
Das Zeilenart Mapping wird dann nötig, wenn man auf Zeilenebene Daten aus DocuWare nach BC übergeben möchte. Mit dem Zeilenart Mapping lassen sich Werte aus DocuWare in die BC-eigene Sprache "übersetzen".

Anstelle einer "2" in einer DW-Tabelle für die Art "Artikel" in DocuWare zu erfassen, kann man auch das Wort "Artikel" oder "Sachkonto" in der DocuWare-Tabelle nutzen. Mit dem Zeilenart Mapping werden diese Wörter dann in die Optionen von und für BC übersetzt.

Erklärung der Spalten:

Business Central Table Name	Business Central Feld Name	Business Central Option	String
Angabe der Tabelle in die man importieren möchte	Angabe des Feldes aus der Tabelle in das man importieren möchte	Angabe der gewünschten BC Option	Wert der aus DocuWare kommt und übersetzt werden soll in die BC Option

Zuerst wählt man die Tabelle in die man importieren möchte. In diesem Anwendungsfall benötigt man die Tabelle "Einkaufszeile". Danach wählt man das Feld aus, in diesem Fall "Art". Nun gibt man die Option in BC an und danach der Text der aus DocuWare kommt.

Tipp:
Nutzen Sie für die Definition der Arten in DocuWare eine feste Auswahlliste und hinterlegen diese in der Spalte des DocuWare Tabellenfeldes.

Kurzvideo zur Anlage einer solchen Konfigurationszeile:

DocuWare Mapping anlegen und konfigurieren
Nachdem nun die initialen und in den meisten Fällen einmalige Konfiguration erledigt ist, muss nun final ein Mapping für den eigentlichen Import angelegt werden.

In diesem Mapping werden der Import und die Datenübergabe konfiguriert.

Klicken Sie oben auf "Neu" um ein neues Mapping anzulegen:

Sektion Allgemein
Wählen Sie nun beim "Mapping Typ" den Wert "Import" aus.

Geben Sie eine hilfreiche Beschreibung ein.
Wählen Sie das DocuWare Archiv aus, aus dem die Rechnungen bzw. deren Daten ausgelesen werden sollen.
Geben Sie einen Dialog an, der die gewünschten zu übertragenden DW-Felder beinhaltet.

Wählen Sie danach den "Table Type" aus und übernehmen den Wert "Purchase".
Wählen Sie den "Dokument Type" aus. Im Fall einer Einkaufsrechnung übernehmen Sie den Wert "Purchase Invoice"

Sektion Aufgabenwarteschlange
Über einen neuen Aufgabenwarteschlangenposten kann dieses Mapping automatisiert ausgeführt werden. Wenn dies kundenseitig gewünscht ist, kann über die Aktionen oben im Menüband ein Aufgabenwarteschlangenposten dafür angelegt werden.

Durch Klick auf den Namen (innerhalb der Beschreibung) lässt der Posten öffnen und konfigurieren.
In den meisten Fällen kann dies der Kunde eigenständig durchführen bzw. sollte mit ihm abgestimmt werden.

Sektion Import Auslöser
Ein Mapping lässt sich über mehrere Wege ausführen:
1. händisch über die Aktionen im Menüband
2. automatisch über die Aufgabenwarteschlangenposten
3. Über "Quick Actions" (mehr dazu hier: Quick Actions zum Ausführen von Mappings : profor Help Desk )

In dieser Sektion lassen sich beim Import Event die Quick Actions hinterlegen - in diesem Fall für den Import der Einkaufsrechnungen.

Sektion Suchanfrage
In dieser Sektion wird definiert, mit welchen Metadaten die Schnittstelle die zu importierenden Dokumente in DocuWare finden kann.

Ein Beispiel wäre:

Sektion Datenmapping
In diesem Abschnitt wird das Feldmapping zwischen den BC-Feldern als Ziel und den DocuWare-Feldern als Quelle definiert.

Über den Button "Zeilen" lässt sich diese Ansicht auch vergrößern.

Klickt man auf die Zeile in der Spalte "Business Central Field or Const Value" öffnet sich folgendes Fenster:

Zuerst gibt man oben den gewünscht Typ an und kann dabei auswählen, ob man mit einem festen Wert (Const Value) arbeiten möchte oder ob man ein dynamisches Datenfeld benötigt.

Nach der Auswahl von "Field" lässt sich unten links im "Business Central Table" nun auf das zuvor eingerichtete Kopfdaten Mapping und Einkaufszeilen Mapping zugreifen:

Nach der Auswahl des Kopfes ("DocuWare Einkaufsdokument") kann man nun das gewünschte Zielfeld auswählen:

Nun muss in der rechten Spalte das Quellfeld aus DocuWare gewählt werden:

Auch hier wählt man den Feld Typ aus:

Bei der Auswahl des DocuWare Feldes hat man Zugriff auf alle DW-Feldes des gewählten Dialoges:

Option "Werte trennen"
In einigen Fällen stehen innerhalb eines DocuWare-Feldes zwei nutzbare Werte, z.B. die Kombination einer Nummer mit einer Beschreibung. Wenn dem der Fall ist, kann man mit dieser Option den Wert auftrennen und entscheiden, ob man den Wert VOR oder NACH dem Trennkriterium für das gewählte BC-Zielfeld verwenden möchte.

Beispiel:
In einem DocuWare Feld für die Kostenstelle steht der Wert "12345|EDV-Software".
Dieser Wert lässt sich in zwei Teile splitten. Die Konfiguration dafür würde wie folgt aussehen:

In diesem Fall wird der erste Wert, also die "12345" angegeben. Will man den Wert nach dem Separator haben, gibt man unten links die 2 ein:

Übernahme von Line Items
Möchte man Tabellenzeilen übernehmen, ist die Vorgehensweise genau die selbe, nur dass man beim "Business Central Field or Const Value" die Einkaufszeilen als Ziel angeben muss:

Auch hier wieder ist es so, dass man bei den "DocuWare Einkaufszeilen" nicht direkt auf die DocuWare Tabelle zugreift, sondern auf die BC-Felder, die man im "Einkaufszeilen Mapping" spezifiziert hat.

Sektion Writeback
In diesem Abschnitt lassen sich Rückgabewerte definieren, die nach dem Import an DocuWare zurückgeschrieben werden.

Dabei kann man Variablen von BC verwenden, z.B. eine BC-spezifische Fehlermeldung, als auch feste Werte eintragen.
Ein fertiges Beispiel sieht so aus:

Die Konfiguration für den Fehlerfall sieht so aus:

Es lassen sich auch mehrere Felder beschreiben, so dass man im Fehlerfall den Status mit "Fehler" beschreiben könnte und in einem zweiten DocuWare Datenbankfeld wird dann die eigentliche BC-Fehlermeldung geschrieben.

Tipps:
Somit lässt sich ein Fehlerhandling in DocuWare umsetzen. Wir empfehlen die Nutzung von Task Manager Listen, die z.B. den STATUS = FEHLER abfangen, oder via Workflow Manager direkt eine Aufgabe erstellen, die dem User den Beleg vorlegen, er kann die Werte korrigieren und über Mechanismen wie Stempel oder Aufgaben-Entscheidung wird der Status auf den "Suchwert" zurückgesetzt, so dass das Dokument erneut importiert werden kann.

Abschließende Konfiguration
Sobald das Mapping fertig und vollständig eingerichtet wurde, muss dieses nun noch "aktiviert" werden. Dies kann man ganz oben über den Button durchführen:

Nur aktive Mappings werden von der Schnittstelle ausgeführt!
Wenn das Mapping nicht mehr benötigt wird, kann über den selben Mechanismus dieses Mapping deaktivieren.