Vorgehensweise zur Einrichtung bei einem neuen System

Bei der Einrichtung von DocuWare als auch von der Schnittstelle "DocuWare Connect to BC 365" sind einige Punkte und Themen zu berücksichtigen. In diesem Artikel fassen wir die Punkte zusammen und geben hilfreiche und wichtige Tipps und Tricks.

Zu den unten genannten Punkten finden Sie in unserem Wiki jeweils weitere fortführende und detaillierte Einträge.

Sobald ein DocuWare Anwender den Anwendungsfall einer Kreditorenrechnungsprüfung mit Übergabe von Daten aus DocuWare nach Business Central umsetzen möchte, sind einige Punkte wichtig und zu beachten.

1. Stammdaten-Synchronisation

Stammdaten aus BC sollten in DocuWare Hilfsarchive via Schnittstelle synchronisiert werden.

Danach sollten auf Basis der Hilfsarchive (externe) Auswahllisten in DocuWare angelegt und diesen in den Dialogen und insbesondere im Workflow der Rechnungsprüfung hinterlegt und genutzt werden.

Die Verwendung von validen Stammdaten reduziert beim späteren Import an Ende des Prozesses die Fehlerwahrscheinlichkeit immens.

Die Schritte im Durchlauf:

1. DocuWare Hilfsarchive für die Stammdaten anlegen

2. In der BC Schnittstelle den Setup Wizard ausführen

3. Mappings für die erforderlichen Stammdaten anlegen und ausführen

4. Auswahllisten in DocuWare anlegen und überall hinterlegen (Ablage, Workflow)

2. Übergabe von Line Items

Bei der Übergabe von Tabellenzeilen aus DocuWare empfehlen wir, die DocuWare Tabelle so nachzubauen, dass sie die Spalten der BC Tabelle einer Einkaufsrechnung spiegelt.

Nutzen Sie zudem das "Zeilenart Mapping", damit User sie nicht die BC-internen Codierungen merken müssen.

Verwenden Sie für die Zeilenart in DocuWare eine feste Auswahlliste und hinterlegen diese im Workflow.

Die Schritte im Durchlauf:

1. Auswahlliste für die Optionen in DocuWare anlegen

2. Über das "Zeilenart Mapping" in der Schnittstelle die Texte "übersetzen"