Für DocuWare CLOUD Systeme gibt es die Benutzerlizenzen "Full User" und "Workflow User".
Diese unterscheiden sich nicht nur im Pricing, sondern auch in den Möglichkeiten die ein damit ausgestatteter Benutzer in DocuWare durchführen kann.
| Funktionen (benutzergesteuert) | Full User | Workflow User |
| Dokumente aus einem Briefkorb im Archiv ablegen und archivieren | ✔️ | ❌ |
| Dokumente via "Connect to Outlook" aus Outlook heraus nach DocuWare importieren (Briefkorb) oder direkt archivieren | ✔️ | ❌ |
| Anmerkungen, Notizen und Stempel auf ein Dokument setzen | ✔️ | ❌ |
| Dokumente via Workflow-Aufgaben verteilen, prüfen, freigeben | ✔️ | ✔️ |
| Workflow-Aufgaben erhalten und bearbeiten | ✔️ | ✔️ |
| Nachträgliches Ändern von bereits bestehenden Metadaten/Indexwerten eines Dokuments | ✔️ | ❌ |
| Einsehen der Workflow-Historie | ✔️ | ✔️ |
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